WhatsApp-Chatbot: Was er kann und was er seit Oktober kostet
Seit dem 1. Oktober 2026 kostet bei WhatsApp auch die Antwort auf eine Kundenfrage Geld, ab der 1.001. Nachricht pro Nummer und Monat. Für die meisten kleinen Betriebe ändert sich dadurch wenig. Für einen Chatbot, der viel schreibt, schon. Hier steht, was ein WhatsApp-Bot heute kann, nach welchen Regeln Meta abrechnet und was du vor dem Start klären solltest.
Was ein WhatsApp-Bot heute kann
Ein guter WhatsApp-Bot ist kein zweiter Chatbot neben dem auf der Website, sondern derselbe Bot auf einem weiteren Kanal. Er nutzt dieselbe Wissensbasis, dieselben Regeln und dieselbe Übergabe an dein Team. So bauen wir es auch selbst, und so sollte es sein: Sonst pflegst du zwei Wahrheiten.
- Antworten aus deinen Inhalten. Öffnungszeiten, Preise, Abläufe. Was nicht in den Quellen steht, erfindet er nicht.
- Sprachnachrichten. Auf WhatsApp wird viel gesprochen statt getippt. Der Bot wandelt die Nachricht in Text um und antwortet darauf.
- Bilder. Ein Foto vom Typenschild oder von der Fehlermeldung sagt oft mehr als drei Sätze.
- Auswahllisten und Knöpfe. Statt „Schreib bitte 1, 2 oder 3" tippt der Kunde auf einen Termin oder auf „Ja, absenden".
- Aufgaben im Chat erledigen. Rückruf, Termin, Ticket oder Anfrage: Der Bot fragt die fehlenden Angaben nacheinander ab und legt den Vorgang an.
- Übergabe an Menschen. Übernimmt jemand aus deinem Team, sieht der Kunde das. Die Antwort aus der Inbox kommt wieder auf WhatsApp an, mit dem bisherigen Verlauf.
Die zwei Regeln, die alles bestimmen
1. Das 24-Stunden-Fenster
Schreibt dir ein Kunde, öffnet sich ein Kundenservice-Fenster von 24 Stunden. Darin darf der Bot frei formuliert antworten, so oft es nötig ist. Jede neue Nachricht des Kunden startet die 24 Stunden neu.
2. Außerhalb davon nur Vorlagen
Ist das Fenster zu, darfst du nur noch Vorlagen schicken, die Meta vorher freigegeben hat. Meta unterscheidet drei Arten: Marketing, Utility (etwa eine Terminbestätigung) und Authentifizierung (etwa ein Code). Und du brauchst die Einwilligung des Kunden, dass er Nachrichten von dir bekommen möchte.
Für einen Kundenservice-Bot heißt das: Er reagiert fast immer innerhalb des Fensters, denn der Kunde fängt an. Kritisch wird es bei der Übergabe an dein Team. Antwortet ein Mitarbeiter erst nach mehr als 24 Stunden, geht keine frei formulierte Nachricht mehr raus. Dann braucht es eine Vorlage.
Was es kostet
Meta rechnet seit dem 1. Juli 2025 pro zugestellter Nachricht ab, nicht mehr pro Gespräch. Seit dem 1. Oktober 2026 gilt zusätzlich:
| Nachricht | Wann | Kosten |
|---|---|---|
| Service-Antwort | im 24-Stunden-Fenster | 1.000 pro Nummer und Monat frei, danach berechnet |
| Utility-Vorlage | im offenen Fenster | seit 1. Oktober 2026 berechnet, vorher frei |
| Marketing, Utility, Authentifizierung | jederzeit per Vorlage | immer berechnet, Preis je Land und Art |
| Alles nach Klick auf eine Click-to-WhatsApp-Anzeige | bis zu 7 Tage | frei |
| Nachrichten des Kunden an dich | immer | frei |
Die Preise je Nachricht stehen in Metas Preisliste für das jeweilige Land. Zur Einordnung: Anbieter-Übersichten nennen für Deutschland 2026 rund 11 Cent für eine Marketing-Vorlage und rund 4 bis 5 Cent für Utility und Authentifizierung, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Verbindlich ist Metas eigene Preisliste. Läuft dein Bot über einen Zwischenanbieter, kann dessen Aufschlag dazukommen.
Rechenbeispiel
Ein Betrieb bekommt 400 Anfragen im Monat über WhatsApp. Der Bot schreibt pro Gespräch im Schnitt vier Nachrichten: Antwort, Rückfrage, Terminvorschlag, Bestätigung. Das sind 1.600 Service-Nachrichten. 1.000 sind frei, 600 werden berechnet. Rechnest du vorsichtig mit dem Utility-Satz von rund 4,6 Cent, sind das knapp 28 Euro im Monat. Kommen 200 Terminerinnerungen als Vorlage dazu, noch einmal gut 9 Euro.
Der Hebel steckt nicht im Preis, sondern in der Zahl der Nachrichten. Ein Bot, der jede Antwort in drei Häppchen schickt, kostet dreimal so viel wie einer, der in einer Nachricht antwortet. Beim Bau lohnt es sich deshalb, Antworten zu bündeln, Zwischenmeldungen wie „Einen Moment" zu vermeiden und Knöpfe direkt an die Antwort zu hängen, statt sie extra zu schicken.
Datenschutz: Was du wissen solltest
Für die WhatsApp Business Platform gibt es eigene Datenverarbeitungsbedingungen. Darin tritt WhatsApp Ireland als Auftragsverarbeiter für dich auf. Daten können zu Meta in die USA übermittelt werden. Dafür verweist WhatsApp auf Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.
Praktisch bedeutet das drei Dinge:
- Datenschutzerklärung ergänzen. Der WhatsApp-Kanal gehört mit Zweck, Empfänger und Speicherdauer hinein.
- Sensible Daten umleiten. Gesundheits- oder Kontodetails haben im Chat nichts verloren. Der Bot leitet dafür besser auf ein Formular oder an einen Menschen weiter.
- Kundendaten erst nach Prüfung. Will jemand seine Rechnung oder seinen Vertrag sehen, sollte der Bot zuerst prüfen, ob er mit dem richtigen Kunden spricht, etwa per Code an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Checkliste vor dem Start
- Meta-Business-Konto einrichten und eine eigene Nummer für den Bot festlegen.
- Zahlungsmethode hinterlegen. Seit Oktober stellt Meta Service-Nachrichten ohne Zahlungsmethode nicht mehr zu, sobald die 1.000 freien Nachrichten verbraucht sind. Der Bot antwortet dann ins Leere, und niemand merkt es.
- Vorlagen freigeben lassen für alles, was du außerhalb des Fensters schicken willst, etwa Terminerinnerungen.
- Übergabe regeln. Wer übernimmt, wenn der Bot nicht weiterkommt, und wie schnell? Länger als 24 Stunden sollte niemand warten.
- Datenschutzerklärung anpassen und festlegen, welche Themen der Bot an Formular oder Team abgibt.
Häufige Fragen
Brauche ich die WhatsApp Business App?
Nein. Ein Chatbot läuft über die WhatsApp Business Platform, also die Schnittstelle von Meta. Die Business App auf dem Handy ist ein anderes Produkt für die Bedienung von Hand.
Was passiert, wenn keine Zahlungsmethode hinterlegt ist?
Seit 1. Oktober 2026 stellt Meta Service-Nachrichten dann nicht mehr zu, sobald die 1.000 freien Nachrichten des Monats verbraucht sind. Der Bot antwortet ins Leere.
Darf der Bot Kunden nach mehr als 24 Stunden anschreiben?
Nur mit einer von Meta freigegebenen Vorlage und nur, wenn der Kunde eingewilligt hat, Nachrichten von dir zu bekommen. Frei formulierte Antworten gehen nur innerhalb von 24 Stunden nach seiner letzten Nachricht.
Versteht der Bot Sprachnachrichten?
Ja, wenn er dafür gebaut ist. Die Sprachnachricht wird in Text umgewandelt und dann wie eine geschriebene Frage beantwortet.
Wo kann ich die Regeln nachlesen?
Abrechnung und Fristen stehen in Metas Preisdokumentation für die WhatsApp Business Platform, die Datenverarbeitung in den WhatsApp Business Datenverarbeitungsbedingungen.
Kurz zusammengefasst
- Ein WhatsApp-Bot sollte derselbe Bot sein wie auf der Website: eine Wissensbasis, eine Übergabe, eine Inbox.
- Frei antworten darf er 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht, danach nur mit freigegebener Vorlage und Einwilligung.
- Seit 1. Oktober 2026 sind 1.000 Service-Antworten pro Nummer und Monat frei, danach kostet jede einzelne.
- Kosten steuerst du über die Zahl der Nachrichten, nicht über den Preis.
- Ohne hinterlegte Zahlungsmethode verstummt der Bot, sobald das Freikontingent verbraucht ist.
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