Make vs n8n vs Zapier: Ehrlicher Vergleich 2026

Wir haben in den letzten zwei Jahren über 40 Automatisierungs-Projekte mit Make.com, n8n und Zapier umgesetzt. Hier ist, was wirklich funktioniert — und wo jedes Tool an seine Grenzen kommt.

Die Wahl der Automatisierungs-Plattform ist eine der teuersten Tech-Entscheidungen, die du in den nächsten drei Jahren triffst. Nicht wegen des monatlichen Abos — sondern wegen der versteckten Kosten: Migrations-Aufwand, Lock-in, Performance-Limits bei Wachstum, und der Frage, ob deine Daten überhaupt in der EU bleiben dürfen.

Wir bei Cogswell IT arbeiten täglich mit allen drei Plattformen. Make.com für visuelle Workflows mittlerer Komplexität. n8n für DSGVO-kritische Setups mit eigenem Server. Zapier, wenn Geschwindigkeit vor allem anderen kommt. Dieser Artikel ist kein Werbe-Text — er ist die ungefilterte Version dessen, was wir Kunden in Workshops erzählen.

Wenn du auf der Suche nach einer klaren "Tool X gewinnt"-Aussage bist: Die wirst du hier nicht finden. Was du bekommst: eine Vergleichstabelle, fünf konkrete Szenarien aus dem deutschen Mittelstand und ehrliche Aussagen darüber, wann ein Wechsel weh tut.

Vergleichstabelle: Die harten Fakten

Damit du direkt einen Überblick hast — hier die wichtigsten Eckdaten, Stand Mai 2026:

Die Tabelle ist ein Startpunkt, kein Urteil. Welche Zahl wirklich zählt, hängt davon ab, wie du das Tool einsetzt. Im Folgenden zerlegen wir jedes Tool und sagen, wann es sich lohnt.

Zapier — der Marktführer mit Schwächen

Zapier ist seit Jahren der Platzhirsch und das merkt man. Über 7.000 Integrationen, eine gnadenlos einfache UI und Templates für quasi jeden Standard-Use-Case. Wenn du in einer Stunde von "noch nie was automatisiert" zu "läuft" willst — Zapier ist die kürzeste Strecke.

Wofür Zapier wirklich glänzt

• Schneller Start ohne Tech-Hintergrund. Eine Buchhalterin, die Rechnungen aus Outlook in ein Google Sheet ziehen will, ist in Zapier in 20 Minuten fertig.
• Nischen-Apps, die sonst nirgends funktionieren. Wir hatten Kunden mit Spezial-Tools (z. B. amerikanischen Praxis-Verwaltungen), die nur Zapier anbinden konnte.
• Stabilität. Zapier-Zaps laufen seit Jahren ohne Wartung. Das kann nicht jedes Tool von sich behaupten.

Wo Zapier richtig weh tut

• Pricing skaliert brutal. Ab 10.000 Operationen pro Monat wird's teuer. Wir kennen Kunden, die monatlich 400+ € zahlen — und nur deshalb nicht wechseln, weil der Migrationsaufwand höher wäre.
• Kein Self-Hosting. Deine Daten laufen über US-Server. Für viele Mittelständler in regulierten Branchen ein No-Go.
• "Pro Task abgerechnet" ist verwirrend. Ein Workflow mit drei Schritten zählt dreimal. Das verschiebt die Kalkulation überraschend oft nach oben.
• Komplexe Workflows werden chaotisch. Ab 10 Schritten verliert die lineare Ansicht den Überblick.

Make.com — die visuelle Mitte

Make (früher Integromat) ist unser Standard für Kunden, die mehr als simple Workflows brauchen, aber keine eigene Server-Infrastruktur betreiben wollen. Die Knotenbasierte UI ist nach kurzer Eingewöhnung schneller als jeder lineare Editor. Und das Pricing ist im Verhältnis zu Zapier fast schon unfair günstig.

Wofür Make wirklich glänzt

• Visuelle Workflows mit Verzweigungen. Wenn du Daten parallel an drei Systeme schicken willst, mit Bedingungen und Fehlerbehandlung — Make zeigt das auf einem Canvas, das man auch nach drei Monaten noch versteht.
• Pricing-fair bei mittlerem Volumen. 10.000 Operationen kosten in Make nur ein Bruchteil von Zapier. Das macht es zum Sweet Spot für KMU.
• EU-Hosting verfügbar. Make bietet seit 2024 dedizierte EU-Regionen — DSGVO-konform und mit AVV.
• HTTP-Module sind exzellent. APIs, die Make nicht nativ unterstützt, baust du mit dem generischen HTTP-Modul in 10 Minuten an.

Wo Make schwächelt

• Performance bei großen Workflows. Scenarios mit 30+ Modulen werden zäh. Wir hatten Setups, die 90 Sekunden pro Durchlauf brauchten — was bei 1.000 Durchläufen täglich zum Problem wird.
• Debugging ist nervig. Fehler in tief verschachtelten Iteratoren zu finden, kostet Zeit. Die Logs sind okay, aber nicht großartig.
• "Operationen" sind nicht intuitiv. Ein Iterator zählt jede Schleife als Operation — kann das Pricing-Modell sprengen.
• Self-Hosting fehlt komplett. Wer Daten aus rechtlichen Gründen on-premise halten muss, ist raus.

n8n — die Wahl für Profis und Datenschützer

n8n ist das, was wir empfehlen, wenn jemand "DSGVO" oder "eigener Server" sagt. Open Source, Self-Host-fähig, mit echtem Code-Support. Aber sei ehrlich zu dir selbst: n8n ist kein Tool für jemanden, der nie eine Konsole gesehen hat.

Wofür n8n wirklich glänzt

• Self-Hosting ist real und kostenlos. Docker-Container auf deinem Hetzner-Server, fertig. Keine Operationen-Limits, keine User-Limits, keine Lock-in-Sorgen.
• DSGVO-Maximum. Wenn deine Daten dein Rechenzentrum nie verlassen, ist die rechtliche Lage trivial. Das ist Gold wert für Branchen wie Gesundheit, Recht oder Finanzen.
• Code-First-Philosophie. JavaScript- und Python-Nodes nativ. Komplexe Logik, die in Make oder Zapier vier Module bräuchte, ist in n8n eine Funktion.
• Versionierung via Git. Workflows als JSON exportieren, in Git committen, im Team reviewen — das geht in den anderen Tools schlicht nicht.

Wo n8n richtig weh tut

• Lernkurve. Plan zwei bis vier Wochen ein, bis ein Team produktiv ist. Die Dokumentation ist gut, aber das Konzept (Items, Loops, Expressions) ist ungewohnt.
• Wartung des Self-Host-Setups. Updates, Backups, Monitoring — das alles ist deine Verantwortung. Wenn der Server nachts ausfällt, läuft nichts.
• Weniger Out-of-the-Box-Integrationen. 500+ Nodes klingt viel, ist aber gegenüber Zapier ein Bruchteil. Vieles musst du via HTTP-Request selbst bauen.
• UI-Politur. n8n hat aufgeholt, aber Make.com fühlt sich runder an. Kleines Argument, aber im Alltag spürbar.

Wann welches Tool? Fünf Szenarien aus dem Mittelstand

Hier wird's konkret. Diese fünf Situationen sehen wir bei Cogswell IT regelmäßig — und so entscheiden wir.

Migrationskosten — wie schwer ist der Wechsel?

Ehrliche Antwort: schwerer als du denkst. Wir haben mehrfach Kunden migriert — meist von Zapier zu Make oder n8n. Die Logik ist übertragbar, aber jedes Tool hat seine Eigenheiten.

Aufwand pro Workflow: Für einen mittelkomplexen Workflow (10–15 Schritte) plane 4–8 Stunden ein. Das umfasst Nachbau, Testen, Edge-Cases, neue Authentifizierungen aufsetzen und Monitoring konfigurieren.

Hidden Costs: Datenformate sind nicht 1:1 übertragbar. Zapier behandelt Webhooks anders als Make. n8n hat eine eigene Expression-Syntax. Wer eine 1:1-Migration in einem Wochenende plant, wird enttäuscht.

Unser Vorschlag: Migration in Wellen. Zuerst die kritischsten 20 % der Workflows, parallel laufen lassen, vergleichen, dann den Rest. Das verteilt das Risiko und gibt dem Team Zeit, das neue Tool zu lernen.

Worauf es uns wirklich ankommt

Wenn wir Kunden beraten, kommt es selten auf einzelne Features an. Drei Fragen entscheiden meistens:

1. Wo dürfen deine Daten liegen? Das ist die unbeugsame Anforderung. Wenn EU-Hosting oder Self-Host Pflicht ist, fällt Zapier raus.
2. Wer betreut das Tool täglich? Hat dein Team einen Tech-affinen Menschen, der einen Linux-Server warten kann? Wenn nein, n8n wird zur Belastung.
3. Wie hoch ist dein Volumen in 12 Monaten? Pricing-Schock kommt immer dann, wenn Automatisierungen plötzlich funktionieren und alle mehr wollen. Plane mit dem Dreifachen deines heutigen Bedarfs.

Keines der drei Tools ist objektiv das beste. Sie lösen unterschiedliche Probleme. Wer dir was anderes erzählt, will dir was verkaufen.

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