Microsoft 365 Beratung — vom Tenant-Setup bis zum Copilot-Rollout.
Cogswell IT macht Microsoft 365 für Mittelstand und Handwerk produktiv. Sauberes Setup, Sicherheits-Baseline, Schulung — und Copilot, wenn er sich rechnet. Wir kommen aus Bensheim, beraten in der Bergstraße, im Rhein-Neckar-Raum und remote in ganz Deutschland — als unabhängige Berater, nicht als Lizenz-Verkäufer.
Microsoft 365 Beratung — was wir konkret machen
Microsoft 365 ist mehr als „Outlook in der Cloud". Wer den Tenant richtig aufsetzt, hat eine produktive, sichere und skalierbare Plattform. Wir decken alle Bausteine ab — du wählst, womit du startest:
Tenant-Setup & Migration
Exchange Online, OneDrive, SharePoint — sauber konfiguriert von Anfang an. Inklusive Domain, DNS, MX-Records und SPF/DKIM/DMARC.
Security-Baseline
Conditional Access, Defender for Business, MFA für alle, gehärtete Default-Policies. Schluss mit „Admin@firma" ohne 2FA.
Teams-Einführung & Governance
Channels, Tags, Gäste-Policies, Naming-Conventions — und ein Schulungstag, damit Teams nicht als „besseres Skype" endet.
SharePoint-Architektur
Intranet, Dokumentenmanagement, Berechtigungen, Hub-Sites. So strukturiert, dass auch in fünf Jahren noch jeder die Dateien findet.
Microsoft 365 Copilot Audit & Rollout
Ehrliche Vorabprüfung („lohnt sich Copilot?"), Pilotgruppe, Datengrundlage, Erfolgsmessung — und Roll-out, wenn der Business-Case steht.
Endpoint-Management (Intune)
Windows-Geräte, MacBooks und iPhones aus der Cloud verwalten. Auto-Pilot, App-Deployment, Compliance-Policies und Remote-Wipe.
Backup & Recovery
Microsoft 365 bietet keine echten Backups — nur Aufbewahrungsfristen. Wir empfehlen und richten 3rd-Party-Backups ein (Veeam, Keepit, AvePoint).
Schulung & Adoption
Power-User-Trainings, Manager-Workshops, kurze Erklärvideos. Damit die Lizenzen nicht nur bezahlt, sondern auch genutzt werden.
Wer Microsoft 365 mit Cogswell IT einführt
Unsere Microsoft 365 Beratung passt für Unternehmen, die professionell arbeiten wollen, aber keine eigene IT-Abteilung haben — oder ihre IT entlasten möchten:
- Mittelständische Unternehmen (10–250 Mitarbeitende): Klassische Zielgruppe für M365 Business Standard und Business Premium — Tenant, Sicherheit und Geräteverwaltung in einem Rutsch.
- Handwerksbetriebe: Mobile Teams brauchen Mail, Kalender und Dateien auf Handwerker-Tablets — wir richten Teams und SharePoint so ein, dass auch der Polier auf der Baustelle die richtige Datei findet.
- Steuerkanzleien: DSGVO- und BDSG-Anforderungen, Mandantenkommunikation und Dokumentenarchiv — gehärtetes M365-Setup mit Conditional Access.
- Arztpraxen & MVZ: Sicherer Mailverkehr, DSGVO-konforme Patientenkommunikation und ein Intranet für Praxis-Dokumente.
- Anwaltskanzleien: Mandatsschutz, Verschlüsselung, Audit-Logs und sichere Externe-Kollaboration via Microsoft Purview und Conditional Access.
Migration: Von Google Workspace, IMAP oder On-Prem zu Microsoft 365
Die meisten Migrationen, die wir betreuen, kommen aus drei Welten — jede hat ihre eigenen Tücken:
- Google Workspace → Microsoft 365: Datenmigration läuft mit nativen Tools. Anspruchsvoller ist die Adoption: Teams ist nicht Google Meet, SharePoint ist nicht Drive. Typische Dauer: 4–6 Wochen.
- IMAP / freihostete Mail → Microsoft 365: Klassischer Fall bei Handwerk und kleinem Mittelstand. Risiko: alte E-Mail-Archive und „Schatten-Postfächer" auf Mitarbeiter-Macs. Typische Dauer: 2–4 Wochen.
- On-Premise Exchange → Microsoft 365: Hybrid-Setup, mehrwellige Migration, AD-Connect. Falsch konfiguriert brechen Berechtigungen — hier braucht es Erfahrung. Typische Dauer: 6–12 Wochen.
Egal woher: Wir migrieren so, dass das Team morgens normal weiterarbeitet und abends im neuen Postfach landet. Cutover meist Freitagabend oder Sonntag.
Microsoft 365 Copilot — wann lohnt's, wann nicht?
Copilot ist Microsofts KI-Integration in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Für rund 30 €/User/Monat zusätzlich zur normalen M365-Lizenz. Das ist nicht wenig — und nicht in jedem Fall sinnvoll. Wir empfehlen Copilot, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Saubere Daten in SharePoint und OneDrive: Copilot zieht seine Antworten aus deinen Dateien. Wenn die Berechtigungen unsauber sind, sieht Copilot mehr, als er soll — oder zitiert die falsche Version eines Dokuments.
- Funktionierende Sicherheits-Baseline: Conditional Access, MFA, Defender. Copilot greift auf alles zu, was der jeweilige User auch sieht — Identitäts-Hygiene ist Pflicht.
- Aktive Nutzung der Office-Apps: Wer Word, Excel, Teams und Outlook täglich nutzt, profitiert. Wer hauptsächlich eine Branchen-Software bedient, eher nicht.
- Bereitschaft zum Pilotieren: Wir starten mit 5–10 Personen aus verschiedenen Rollen, messen drei Monate (gesparte Zeit, Akzeptanz, Use Cases) und entscheiden dann ehrlich über den Roll-out.
Typische Quick-Wins aus unseren Copilot-Piloten: Meeting-Zusammenfassungen aus Teams, E-Mail-Drafts in Outlook, schnelle Excel-Auswertungen, PowerPoint-Erstgerüste aus Word-Dokumenten. Wer das täglich nutzt, holt 30 € im Monat schnell wieder rein. Wer nicht, zahlt für ein Feature, das niemand nutzt.
Sicherheit: Conditional Access, Defender for Business, Intune
Microsoft 365 ist nur so sicher wie seine Konfiguration. Die Default-Einstellungen sind brauchbar, aber nicht ausreichend für den professionellen Einsatz. Unsere Sicherheits-Baseline für Mittelstand und Handwerk umfasst:
- Conditional Access Policies: Wer von welchem Gerät, aus welchem Land, mit welchem Trust-Level Zugriff bekommt. Klassisch: MFA von außerhalb der Firma, Block auf hochrisikoreiche Länder, Compliance-Check für mobile Geräte.
- Microsoft Defender for Business: Antivirus, EDR (Endpoint Detection and Response) und automatische Reaktion auf erkannte Bedrohungen. In der Business-Premium-Lizenz inklusive — wir aktivieren, härten und integrieren in Intune.
- Microsoft Intune (Endpoint-Management): Windows-PCs, MacBooks und Smartphones zentral verwalten. Auto-Enrollment, App-Deployment, Festplattenverschlüsselung, Remote-Wipe bei Verlust.
- MFA & Identity Protection: Mehrfaktor-Authentifizierung für alle Konten — ohne Ausnahme. Sign-In-Risk-Policies erkennen verdächtige Logins automatisch.
- Audit-Logs & Compliance: Unified Audit Logs, Aufbewahrungs-Policies, Microsoft Purview für DSGVO-Dokumentation und NIS-2-Vorbereitung.
Wir setzen die Baseline so, dass sie für KMU realistisch ist — kein Konzern-Overkill, aber stabil genug, um bei einer DSGVO-Prüfung oder einem Cyber-Versicherungs-Audit Bestand zu haben.
Pakete & Preise
Klare Festpreise für die Projekte, faire Monatspreise für die Betreuung. Du weißt vorher, was es kostet — keine Überraschungen.
M365-Audit
ab 1.490 €
Lizenz-Check, Sicherheits-Review, Konfigurations-Inventur und Maßnahmenliste mit Priorisierung. Inklusive Ergebnis-Workshop.
Migration nach M365
ab 2.490 €
Aus Google Workspace, IMAP oder On-Prem-Exchange. Inklusive Tenant-Setup, DNS, Datenmigration und Cutover-Begleitung.
Copilot-Rollout
ab 1.990 €
Voraussetzungs-Check, Pilotgruppe, Erfolgsmessung über 3 Monate, Roll-out-Empfehlung und Schulung der Power-User.
Betreuung Basic
49 €/Monat
User-Support per Mail, monatliche Health-Checks, Patch- und Lizenz-Überwachung. Für kleine Teams bis 10 Personen.
Betreuung Business
149 €/Monat
Inklusive Telefon-Hotline, proaktivem Monitoring, vierteljährlichem Strategie-Call und schnelleren Reaktionszeiten.
Betreuung Pro
349 €/Monat
Vollservice mit dediziertem Ansprechpartner, On-Site-Support nach Bedarf und kontinuierlicher Sicherheits-Optimierung.
Lizenzkosten von Microsoft kommen separat — wir empfehlen, sie direkt bei Microsoft oder einem CSP-Partner zu beziehen. Mehr dazu im Footer.
Vorgehen — Microsoft 365 Einführung in 4 Phasen
Egal ob Neueinführung oder Migration: Wir arbeiten in vier klaren Phasen mit messbaren Ergebnissen pro Schritt.
Discovery
Bestandsaufnahme: aktuelle Mail-Plattform, Dateispeicher, Nutzerkonten, Geräte. Lizenzbedarf und Sicherheitsanforderungen werden geklärt. Dauer: 1–2 Wochen.
Setup
Tenant-Konfiguration, Domain-Verifizierung, Conditional Access, Defender, Intune-Profile. Sicherheits-Baseline steht, bevor der erste User migriert wird. Dauer: 2–3 Wochen.
Migration
Datenmigration, DNS-Cutover, Test-Logins. Begleitete Übergabe an die User, Outlook- und Teams-Konfiguration auf allen Geräten. Dauer: 1–4 Wochen je nach Postfachzahl.
Adoption
Schulungen, Power-User-Trainings, Quick-Reference-Material. Optional: Copilot-Pilot und SharePoint-Intranet als nächster Ausbau-Schritt.
Häufige Fragen zu Microsoft 365 Beratung
Welche Microsoft 365 Lizenz brauche ich für mein Unternehmen?
Für die meisten Mittelständler reicht Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium. Premium ist sinnvoll, wenn Defender for Business, Intune und Conditional Access gebraucht werden — also faktisch in fast allen Fällen. Größere Unternehmen ab 300 Mitarbeitenden brauchen E3/E5. Wir empfehlen nicht die teuerste, sondern die passende Lizenz.
Läuft eine Microsoft 365 Migration unterbrechungsfrei?
In den meisten Fällen ja. Postfächer und Dateien werden im Hintergrund synchronisiert, der Cutover erfolgt abends oder am Wochenende. Während der Migration arbeitet das Team normal weiter — am Stichtag wechselt die Mail-Route. Größere On-Premise-Migrationen planen wir als Hybrid-Setup mit mehreren Cutover-Wellen.
Was kostet Microsoft 365 Beratung?
Ein M365-Audit startet bei 1.490 €, eine vollständige Migration ab 2.490 €, ein Copilot-Rollout ab 1.990 €. Laufende Betreuung gibt es als Wartungsvertrag ab 49 €/Monat (Basic), 149 €/Monat (Business) oder 349 €/Monat (Pro). Lizenzkosten kommen separat direkt von Microsoft.
Brauche ich nach der Migration noch einen eigenen Server?
Meistens nicht. Mail, Kalender, Dateien, Intranet und Geräteverwaltung liegen in Microsoft 365. Ein lokaler Server lohnt nur noch bei branchenspezifischer Software auf SMB-Freigaben oder sehr großen Dateimengen. Im Audit klären wir, ob der Server abgeschafft oder durch einen Cloud-Connector ersetzt werden kann — das spart oft 200–500 € im Monat.
Ist Microsoft 365 DSGVO-konform nutzbar?
Ja, mit der richtigen Konfiguration. Microsoft bietet EU-Datenhaltung (EU Data Boundary), einen DSGVO-konformen AV-Vertrag und Audit-Logs. Wir härten den Tenant, schalten Telemetrie aus und liefern eine DSGVO-Dokumentation, die in einem Audit Bestand hat. Für sensible Daten empfehlen wir Microsoft Purview Sensitivity Labels.
Lohnt sich Microsoft 365 Copilot für unser Unternehmen?
Manchmal ja, manchmal nein. Voraussetzung sind saubere Daten in SharePoint/OneDrive, eine funktionierende Sicherheits-Baseline und Mitarbeitende, die Word, Excel und Teams aktiv nutzen. Bei rund 30 €/User/Monat sollte sich Copilot an einer einstelligen Stundenzahl im Monat amortisieren. Wir starten mit 5–10 Pilot-Usern, messen 3 Monate und entscheiden dann. Mehr in unserer KI-Beratung.
Erstgespräch — kostenlos, 30 Minuten, ehrlich
Persönlich in Bensheim oder per Video-Call. Wir hören zu, schauen auf deinen Status quo und sagen, was als Nächstes Sinn macht.
Termin buchen →Hinweis zur Unabhängigkeit: Cogswell IT ist kein zertifizierter Microsoft-CSP-Partner, sondern unabhängiger Berater. Wir verkaufen keine Lizenzen aus eigener Marge, sondern empfehlen den direkten Bezug bei Microsoft oder einem CSP-Partner deiner Wahl — reine Beratungs- und Implementierungsleistung ohne Provisions-Interessen.
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